USU  ››   ››  برنامج العيادة  ››  تعليمات البرنامج الطبي  ›› 

إدارة المستندات الإلكترونية

يجب طلب هذه الميزات بشكل منفصل.

بالنسبة لبرنامج " نظام المحاسبة العالمي " ، يمكنك طلب وحدة إدارة المستندات الإلكترونية. تتيح لك إدارة المستندات الإلكترونية تسريع وتبسيط العمل مع المستندات في مؤسستك. سيطلع المدير والأشخاص المسؤولون على الفور على جميع المعلومات اللازمة في أي مستندات.

أنواع سير العمل

نحن نقدم شكلين لسير العمل. الأول هو الأعمال الورقية. يمكنه تتبع العديد من الخيارات المختلفة في نفس الوقت. على سبيل المثال ، مراجع الموظفين وأهمية العقود للأطراف المقابلة.

يوجد أيضًا حساب توريد. يتم استخدامه لشراء البضائع ويسمح لك بتسريع عملية الموافقة على جميع طلبات الشراء.

في كلتا الحالتين ، يجب أن تمر المستندات من خلال مختلف موظفي المنظمة. يتم ملء الطلب والموظفين أنفسهم في دليل خاص " العمليات ".

لنفتح هذا الدليل. في الوحدة النمطية العلوية ، يمكنك رؤية اسم عملية الأعمال ، وأدناه - المراحل التي يجب أن تمر عملية الأعمال هذه خلالها.

في هذا المثال ، نرى أنه سيتم توقيع " طلب الشراء " من قبل الموظف ، ثم ينتقل إلى توقيع المدير والمدير. في حالتنا ، هذا هو نفس الشخص. بعد ذلك ، سيطلب المورد الموارد اللازمة ونقل المعلومات إلى المحاسب للدفع.

وثيقة المحاسبة

بالنسبة لإدارة المستندات الإلكترونية ، هذه هي الوحدة الرئيسية. انتقل إلى " الوحدات النمطية " - " المؤسسة " - " المستندات ".

في الجزء العلوي ، نرى جميع المستندات المتاحة. إذا كنت تريد البحث عن سجل معين ، يمكنك استخدام عوامل التصفية.

تحتوي الأعمدة على الكثير من المعلومات المفيدة. على سبيل المثال ، توفر المستند ، وأهميته ، ونوع المستند ، والتاريخ والرقم ، والطرف المقابل الذي صدرت له هذه الوثيقة ، حتى تاريخ صلاحية المستند. يمكنك أيضًا إضافة حقول أخرى باستخدام زر " رؤية العمود ".

لنقم بإنشاء إدخال جديد

لنقم بإنشاء مستند جديد. للقيام بذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان في الوحدة وحدد " إضافة ".

ستظهر نافذة Add New Document.

لنتخيل أننا بحاجة إلى تقديم طلب للحصول على إجازة من أحد الموظفين. حدد " عرض المستند " بالنقر فوق الزر بثلاث نقاط. سينقلنا هذا إلى وحدة أخرى حيث يمكننا تحديد نوع المستند المطلوب. بعد التحديد ، اضغط على الزر الخاص " تحديد " الموجود أسفل القائمة. يمكنك أيضًا النقر نقرًا مزدوجًا فوق الخط المطلوب.

بعد التحديد ، يعيدنا البرنامج تلقائيًا إلى النافذة السابقة. قم الآن بملء باقي الحقول - رقم المستند والطرف المقابل المطلوب. إذا لزم الأمر ، يمكنك أيضًا ملء خانة " التحكم في الوقت ".

بعد ذلك اضغط على زر " حفظ ":

هناك إدخال جديد في الوحدة - وثيقتنا الجديدة.

الآن دعونا ننظر إلى أسفل وسنرى نافذة الوحدات الفرعية.

دعونا نلقي نظرة على كل من الوحدات الفرعية بمزيد من التفصيل.

حركة الوثيقة

تتيح لك " الحركة " تحديد حركة المستند - في القسم والخلية التي وصلت إليها. للقيام بذلك ، تحتاج إلى إضافة إدخال من خلال قائمة السياق.

سيتم ملء تاريخ اليوم تلقائيًا. في عنصر " الطرف المقابل " ، يُشار إلى الشخص الذي يسلم المستند أو يلتقطه. يمكنك أيضًا تحديد الكمية ، على سبيل المثال ، إذا كنت تستأجر عدة نسخ في وقت واحد. تعد كتلتا " الإصدار / الحركة " و " الاستقبال / الحركة " مسئولة عن إصدار المستند واستلامه إلى القسم. تشير العناصر المقابلة في الجدول أيضًا إلى القسم الذي تم فيه قبول المستند وفي أي خلية تم وضعه. دعنا نشير إلى أن وثيقتنا وصلت إلى " القسم الرئيسي " في الخلية " # 001 " واضغط على الزر " حفظ ".

بعد ذلك مباشرة ، سنرى أن حالة وثيقتنا قد تغيرت. دخل المستند إلى الخلية وهو متوفر الآن. أيضًا ، ستتغير الحالة إذا قمت بتحميل نسخة إلكترونية من المستند إلى البرنامج ، ولكن المزيد عن ذلك لاحقًا.

موقع المستند

الآن دعنا نلقي نظرة على الوحدة الفرعية الثانية - " الموقع ":

سيعرض هذا مكان وجود النسخ الفعلية للمستند. في هذه الحالة ، لدينا نسخة واحدة مقبولة وهي موجودة في الحجرة الرئيسية ، في الخلية # 001. إذا أصدرنا مستندًا إلى الطرف المقابل ، فستتغير حالة الموقع وستشير إليه. لا يمكنك إدخال البيانات في هذا الجدول يدويًا ، وستظهر هنا تلقائيًا.

النسخ الإلكترونية

دعنا ننتقل إلى علامة التبويب التالية " النسخ والملفات الإلكترونية ":

يمكنك إضافة إدخال حول النسخة الإلكترونية من المستند إلى هذا الجدول. يتم ذلك باستخدام قائمة السياق المعروفة والزر " إضافة ".

املأ المعلومات في الجدول الذي يظهر. في " نوع المستند " ، على سبيل المثال ، قد يكون هذا مرفق Excel أو تنسيق jpg أو pdf. يتم الإشارة إلى الملف نفسه أدناه باستخدام زر التنزيل. يمكنك أيضًا تحديد ارتباط لموقعه على جهاز كمبيوتر أو على شبكة محلية.

دعنا ننتقل إلى علامة التبويب " المعلمات ".

في " المعلمات " توجد قائمة بالعبارات التي تريد إدخالها في البرنامج ، ثم يتم وضع هذه العبارات تلقائيًا في القالب في الأماكن الصحيحة. يتم تنفيذ الإجراء نفسه بواسطة الزر " تعبئة " الموجود في الأعلى.

تعرض علامة التبويب " الإكمال التلقائي " العبارات التي تم إدخالها مؤخرًا باستخدام الإجراء أعلاه.

تعرض علامة التبويب " Works on the document " قائمة الأعمال المخطط لها والمكتملة على المستند المحدد. يمكنك إضافة وظيفة جديدة أو تحرير وظيفة موجودة باستخدام قائمة السياق.

اعتماد وتوقيع طلبات الشراء

لنفترض أن العامل لديك قد طلب عناصر معينة من أحد الموردين ، لكنها نفذت من المخزون. في هذه الحالة ، يقوم الموظف بإنشاء طلب لشراء الأشياء الضرورية.

لننتقل إلى وحدة " التطبيقات ".

لنقم بإنشاء إدخال جديد

تحتاج أولاً إلى إنشاء إدخال جديد. للقيام بذلك ، سوف نستخدم الإجراء " إنشاء طلب ".

أيضًا ، سيتم استبدال البيانات المتعلقة بمقدم الطلب والتاريخ الحالي تلقائيًا فيه.

إضافة وتغيير تكوين التطبيق

حدد الإدخال الذي يظهر وانتقل إلى الوحدة الفرعية السفلية " ترتيب المحتويات ".

تمت إضافة عنصر بالفعل إلى القائمة ، وكميته في المستودع أقل من الحد الأدنى المحدد. إذا لزم الأمر ، يمكنك تغيير هذه القائمة من خلال عدد العناصر واسمها. للتغيير ، استخدم قائمة السياق بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق العنصر وحدد " تحرير ".

لإضافة إدخال جديد ، حدد " إضافة ".

بعد إضافة كل ما تحتاجه ، حدد علامة التبويب " العمل عند الطلب ".

العمل عند الطلب

سيتم تقديم جميع الأعمال المخطط لها والمكتملة على الوثيقة هنا. الآن هو فارغ ، لأن العمل لم يتم تنفيذه بعد. وقّع على التذكرة بالنقر فوق الزر " إجراءات " واختيار " تسجيل التذكرة ".

ظهر الإدخال الأول ، والذي يحمل الحالة " قيد التقدم ".

نرى أيضًا وصفًا للعمل الذي يتعين القيام به ، وتاريخ الاستحقاق ، والمقاول ، وغيرها من المعلومات المفيدة. إذا قمت بالنقر نقرًا مزدوجًا فوق هذا الإدخال ، فسيتم فتح نافذة التحرير.

في هذه النافذة ، يمكنك تغيير العناصر المذكورة أعلاه ، وكذلك تحديد اكتمال المهمة ، وتدوين النتيجة في نفس الوقت ، أو تحديد مدى إلحاحها . في حالة وجود أي أخطاء ، يمكنك إعادة العمل على الطلب لأحد الموظفين ، على سبيل المثال ، لكي يقوم المورد بتغيير قائمة البضائع أو البحث عن أسعار أقل ، والتي يمكن الإشارة إليها في السبب.

دعنا ، على سبيل المثال ، نكمل هذا العمل عن طريق تحديد مربع الاختيار " تم " وإدخال " النتيجة " ، ثم النقر فوق الزر " حفظ ".

الآن يمكننا أن نرى أن هذا العمل قد حصل على الحالة " مكتمل ".

يوجد أدناه إدخال ثان له " مؤد " مختلف - المخرج. لنفتحه.

دعونا نعيد هذا العمل إلى الموظف - المورد. في " سبب الإرجاع " نكتب أن المستند ، على سبيل المثال ، يحتوي على حساب دفع غير صحيح.

دعونا نحفظ السجل مرة أخرى.

الآن يمكننا أن نرى أن المستند قد عاد إلى المشتري ، وأن حالة وظيفة المدير هي " معاد " والمشتريات " قيد التنفيذ ". الآن ، لكي يعود المستند إلى المدير ، يحتاج المورد إلى تصحيح جميع الأخطاء. بعد أن يمر المستند بجميع الخطوات ، سيبدو كما يلي:

يمكنك الآن إصدار فاتورة للمورد. يتم ذلك باستخدام إجراء " فاتورة المورّد ".

ستتغير حالة الطلب بعد ذلك إلى " في انتظار التسليم ".

بعد استلام العناصر المطلوبة ، يمكن تحويلها إلى العميل. للقيام بذلك ، استخدم الإجراء " إصدار البضائع ".

ستتغير حالة التذكرة مرة أخرى ، هذه المرة إلى " مكتملة ".

يمكن طباعة التطبيق نفسه ، إذا لزم الأمر ، باستخدام زر التقرير.

يبدو التطبيق المطبوع كما يلي:

انظر أدناه للحصول على مواضيع مفيدة أخرى:

• المحاسبة للسلع الطبية
• إلى البداية

• Скачать программу с интерактивным обучением